规章制度

第一条 为使学院的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和办文效率，参照中央机关、国家机关和省市教育部门有关公文处理的规定，特制定本办法。

第二条 公文是有法定效力和规范体式的公务文书，是进行党政管理的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。

第三条 学院党政办公室是我院党政公文处理的职能管理机构，并负责指导院内各系(院、部)职能部门的公文处理工作。

第四条 各系(院、部)及职能部门负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查，应确定专职人员负责公文处理工作。

公文的种类

第五条 我院常用公文的种类:决定、意见、通告、通知、通报、请示、报告、批复、规定、函、会议纪要等。

1.决定:用于对学院党政重要事项或重大行动做出安排;处分有关人员;撤消下级机关不适当的决定等。

2.意见:用于对学院党政重要问题提出见解和处理办法。

3.通告:用于学院党政在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

4.通知:用于学院党政及各职能部门转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转相关部门的公文;发布规章;传达要求相关部门、单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项;任免干部等。一般为下行文。

5.通报:用于学院党政及各职能部门表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况等的下行文。

6.请示:用于学院党政及职能部门向上级机关请求指示、批准的上行文。

7.报告:用于学院党政及职能部门向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关询问的上行文。

8.批复:用于学院党委院行政答复下级各单位请示事项的下行文。

9.规定:用于学院党政对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。

10.函:用于学院之间、单位之间商洽工作、询问和答复问题，以及学院向无隶属关系的有关主管部门请求批准等的平行文。

11.会议纪要:用于记载学院党政的会议主要精神和议定事项。

公文的格式

第六条 学院党政公文一般应包括下列组成部分，并按照要求格式进行排列:

1.发文字号。包括职能部门代字、年份、序号，即ΧΧ字〔年号〕ΧΧ号。采用小小三号仿宋体字。位于首页文头下2行，居中排布。职能部门代字另行规定(详见附件)。年号要写完整，统一使用六角括号〔〕括起。序号前不加"第"字，序号不设虚位。

2.公文标题。应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，除法律、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题与文头纸红线空2行。用二号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时一般不用标点符号。标题与文头纸红线空2行。用二号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

3.主送部门。指公文的主要受理部门。标题下空一行，用小三号仿宋体字左侧顶格，回行继续顶格。主送部门应当用全称或者规范化简称或者同类型部门的统称，主送部门不止一个时，每个或每类机关间用标点分隔。最后一个主送部门名称后标全角冒号。

4.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。采用小三号仿宋体字。正文中凡使用结构层次序数的，应按照第一层为"一、"，第二层为"(一)"，第三层为"1."，第四层为"(1)"。如不设第二层次，也可按照"一、"，"1."，"(1)"的顺序。

5.附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识"附件"，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.ΧΧΧΧΧΧ”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识"附件"，有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。

6.成文日期。统一用小写汉字标明完整的年月日(不使用阿拉伯数字)，"零"写成"○";右空4字，用小三号仿宋体字;决议、决定、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。公文成文日期以领导签发或会议通过的日期为准;联合行文以最后签发负责人签发的日期为准。

7.主题词。位于生效标识(印章)之下，起首顶格，标注"主题词:"字样，用小三号黑体字，其后用小三号小标宋体字标注词目，词间空1字，不用标点。一般排在一行，如需回行时必须顶格书写。一般标注3-5个主题词，通常不超过7个。主题词应从规定的主题词表中选用，不能随意标注。

8.抄送机关。指除主送部门以外的其他需要执行或知晓公文内容的上级、下级和不相隶属机关。位于主题词之下，所占区域用两条与图文区等宽的平行实线作为界线，形成"抄送栏"。起首空一字书写"抄送:"字样，采用小三号仿宋体字，其后依次标有各抄送机关，采用小三号仿宋体字，其间用逗号隔开。回行与上一行"抄送"以后的抄送单位对齐书写，在最后一个抄送机关后标句号。

第七条 其它注意事项:

1.凡涉密公文应将保密等级"秘密"、"机密"、"绝密"用小三号黑体字顶格标识在公文右上角第一行，两字之间空一字。

2.凡对送达和办理有时限要求的公文，应在公文右上角秘密等级下用小三号黑体字标注紧急程度"急件"、"加急"、"特急"等字样，两字之间空一行。无保密等级标识时，直接排在第一行。

3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置，使公文生效标识不能与正文同处一页时，应通过调整公文的行间距、页边距等措施，使二者同处一页。不得采用将生效标识单独放在一页并在其左上方标写"此页无正文"的方法解决。

4.公文行间距应在25-30磅之间，推荐使用28磅，字间采用标准间距。行间距为28磅时，在公文首页发文字号距页面首行空出5-6行间距。公文标题分多行排布时，行间距推荐使用32磅。

5.学院公文统一在左侧用两个订书钉装订(特殊文件另作要求)，装订要整齐规范。不得在文件的上方或左上角、右上角装订，或只在文件的左侧订一个订书钉。

6.学院的各类公文一律采用国际标准的A4型纸(210mmX297mm)。

7.页码统一在页面底端居中直接以阿拉伯数字标注，公文仅有一页时不显示页码。

8.公文生效标识。指证实公文作者的合法性，使公文生效的凭据。一是凡以部门名称制发的公文，使用与制发部门名称一致的部门印章，二是以院领导名义制发的公文，使用签发公文的领导在公文正本处的亲笔签名(或代以签名章)。单一部门制发的公文在落款处不署发文部门名称，只标识成文日期。成文日期右空4字;加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字;主办部门印章在前;两个印章均压成文日期，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm，并注意排列整齐。

行文规则

第八条 行文时应按照如下规则:

1.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

2.学院统一对外行文，各职能部门不得自行对外正式行文。学院职能部门职权范围内的工作如需向下正式行文，可由学院党务工作部、行政事务处转发。

3.上报学院公文事项如涉及学院多个职能部门，应事先与涉及的部门协调沟通,然后上报。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送该主管部门处理,不必向学院行文。

4."请示"应当一文一事。"报告"不得夹带请示事项。除学院领导直接交办的事项外，不得以单位名义直接向学院领导个人报送"请示"或"报告"。部门或单位负责人不得以个人名义上报"请示"。"请示"不得多头报送。

发文办理

第九条 发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十条 资环院党字、资环院字的发文办理一般由学院党政办公室负责。公文印刷一般应在党政办公室进行。

第十一条 由学院各部门提出需要制发的文件，均由该部门先行指定专人按照文档格式草拟文稿，草拟公文应做到情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅合理，附件齐全。部门负责人应对文稿的格式、内容进行认真审核。

第十二条 草拟公文经党政办公室送院领导签发。签发前党政办公室负责作好审核工作，审核行文是否需要，是否符合学院的决议、规定，文稿内容与各种法律制度有否违背，核稿之后，即可送至分管院领导签发。

第十三条 学院各类正式公文必须经审核完毕确认无误后再请分管院领导签发，不得先签发再核稿。签发人一般在其法定职权范围内签发公文(正签)。可根据分管院领导的授权由其他院领导代签，代签应标注"代"或"代签"等字样。院领导签发文件时应批注定稿及是否同意印发的意见(如"发"、"同意发"等)，并签注完整的姓名和年月日。由院领导签发后的文稿即转为定稿，已具备正式文件的效用，不经签发人同意，任何人不得再对其进行修改。文稿签发后应及时印刷。

第十四条 联合行文时，必须做好会签工作。只有经所有发文机关的主管领导均签发的联合行文才具备法定效用。

收文办理

第十五条 收文办理指对收到的院内外公文的处理过程，包括:签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。

第十六条 由学院统一制发的、具有学院统一编号的公文，在下发时都必须使用统一的文件发放登记表，由文件接收人签收。

第十七条 学院党政办公室收到院内其他单位呈报的公文时，应进行审核。重点是:是否应由本部门办理;文种使用、公文格式是否规范;涉及相关部门的事项是否已协商、会签。

第十八条 学院党政办公室收到各部门、单位报来的需要办理的公文，经审核，符合办理范围的，党政办公室负责人提出拟办意见，由学院有关领导签署批办意见或直接交有关部门办理。对不符合办理范围的公文，经党政办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第十九条 学院党政办公室收到上级机关下发或交办的公文，由党政办公室负责人提出拟办意见，送有关院领导批示后办理。任何单位收到上级正式公文，或外出开会带回正式公文，必须送学院党政办公室登记办理，不得直接签批或传阅。

第二十条 承办部门收到交办的公文后，应按时限要求及时办理;对不属于本单位职责范围或不宜由本单位办理的，应及时退回学院党政办公室，并说明理由;

第二十一条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致时，可以提出明确意见经党政办公室上报分管院领导审批、裁定;除直接交办事宜外，院领导一般不直接收取各单位请示或报告，未经登记的公文应交党政办公室登记办理。文件阅后退回党政办公室，不得横传。

第二十二条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第二十三条 送负责人批示或交有关部门办理的公文，学院党政办公室负责催办;做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

公文管理

第二十四条 公文处理完毕后，应及时整理(立卷)、归档，定期向档案部门移交。任何个人不得保存应当归档的公文。

第二十五条 凡学院发送的公文，各单位要有专人签收、保管。应按照收文办理程序及时办理。机要文件定期清退，集中销毁。凡属规章制度性的或涉及本部门、本单位的院内文件要妥为保存。

第二十六条 公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，确保党和国家秘密的安全;上级机关的公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经分管院领导同意，学院党政办公室可以翻印、复印、转发，按正式文件管理。